Fahrtkosten bei Selbständigen richtig absetzen
Was bei festen und wechselnden Einsatzorten gilt
Selbständige arbeiten nicht immer im eigenen Büro. Berater sind teilweise über Monate beim Kunden tätig, Handwerker wechseln zwischen verschiedenen Einsatzorten und andere Unternehmer üben ihre Tätigkeit in einem größeren Gebiet aus. Für den steuerlichen Abzug der Fahrtkosten macht es allerdings einen erheblichen Unterschied, ob ein Tätigkeitsort als Betriebsstätte gilt. Zwei aktuelle Urteile des Bundesfinanzhofs zeigen, worauf es dabei ankommt.
IT-Berater arbeitete fast ausschließlich beim Kunden
In einem Urteil vom 19. Mai 2026 (VIII R 15/24) beschäftigte sich der Bundesfinanzhof mit einem selbständigen IT-Berater. Dieser hatte seinen eigenen Hausstand an einem Ort, arbeitete aber fast ausschließlich für einen Kunden an einem mehrere hundert Kilometer entfernten Standort. Dort war er an vier Tagen pro Woche tätig und hatte zusätzlich eine möblierte Wohnung angemietet.
Der Bundesfinanzhof bestätigte, dass sich am Kundenstandort die einzige Betriebsstätte und zugleich der Schwerpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit befand. Die dort angemietete Wohnung führte deshalb zu einer betrieblich veranlassten doppelten Haushaltsführung. Die Fahrten zum eigenen Hausstand waren Familienheimfahrten und damit nur nach den dafür geltenden besonderen Regeln abziehbar.
Bei doppelter Haushaltsführung sind weitere Kosten abziehbar
Eine doppelte Haushaltsführung kann auch bei Selbständigen steuerlich berücksichtigt werden. Voraussetzung ist, dass der Selbständige außerhalb des Ortes, an dem er seine Tätigkeit schwerpunktmäßig ausübt, einen eigenen Hausstand unterhält und zusätzlich am Tätigkeitsort wohnt.
Neben einer wöchentlichen Familienheimfahrt können insbesondere die Kosten der Zweitwohnung berücksichtigt werden. Bei einer Wohnung im Inland sind die Unterkunftskosten grundsätzlich auf 1.000 Euro monatlich begrenzt. Dazu gehören beispielsweise Miete und laufende Nebenkosten. Auch notwendige Umzugskosten im Zusammenhang mit der Begründung oder Beendigung der doppelten Haushaltsführung können abziehbar sein. Verpflegungsmehraufwendungen werden mit den geltenden Pauschalen grundsätzlich für die ersten drei Monate berücksichtigt.
Damit kann die Anerkennung einer doppelten Haushaltsführung durchaus vorteilhaft sein. Gleichzeitig gelten für einzelne Kosten besondere Grenzen.
Selbständige haben keine erste Tätigkeitsstätte
Bei Arbeitnehmern spielt für den Fahrtkostenabzug häufig die sogenannte erste Tätigkeitsstätte eine entscheidende Rolle. Dieses Konzept lässt sich nach Auffassung des Bundesfinanzhofs jedoch nicht unmittelbar auf Selbständige übertragen. Ihnen fehlt insbesondere die für Arbeitnehmer mögliche dauerhafte Zuordnung durch einen Arbeitgeber.
Bei Selbständigen ist deshalb zu prüfen, wo sich der Schwerpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit befindet. Hat ein Selbständiger nur eine Betriebsstätte, liegt der Tätigkeitsschwerpunkt jedenfalls dort. Für Fahrten zu dieser Betriebsstätte kann dann nur die Entfernungspauschale in Höhe von 0,38 Euro je Entfernungskilometer geltend gemacht werden. Wie der Schwerpunkt bei mehreren Betriebsstätten zu bestimmen ist, ließ der Bundesfinanzhof ausdrücklich offen.
Ein großes Tätigkeitsgebiet reicht nicht aus
Wie wichtig die genaue Abgrenzung ist, zeigt ein zweites Urteil des Bundesfinanzhofs vom 23. Juni 2026 (VIII R 13/24). Dabei ging es um einen selbständigen Seelotsen. Seine Arbeit fand in einem ausgedehnten Lotsrevier mit unterschiedlichen Einsatzorten statt.
Der Bundesfinanzhof entschied, dass dieses Gebiet nicht allein deshalb als Betriebsstätte gilt, weil der Lotse dort dauerhaft seiner Tätigkeit nachging. Eine Betriebsstätte für Zwecke des Fahrtkostenabzugs setzt vielmehr eine ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung voraus, die der Selbständige nachhaltig zur Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit aufsucht.
Beim Seelotsen fehlte ein solcher fester Mittelpunkt. Auch das gesamte Lotsrevier konnte nicht als großräumige Betriebsstätte behandelt werden. Damit gibt der Bundesfinanzhof seine bisherige Rechtsprechung auf, nach der das Lotsrevier eines Seelotsen als großräumige Betriebsstätte angesehen werden konnte.
Für den Kläger war das steuerlich günstig. Seine betrieblich veranlassten Fahrten konnten so grundsätzlich nach Reisekostengrundsätzen berücksichtigt werden. Das bedeutet, dass die tatsächlichen Fahrtkosten oder bei Nutzung des eigenen Pkw die pauschalen Kilometersätze (0,30 Euro je gefahrenen Kilometer) angesetzt werden können. Auch die geltend gemachten Verpflegungsmehraufwendungen erkannte der Bundesfinanzhof an.
Der tatsächliche Tätigkeitsort ist entscheidend
Die beiden Entscheidungen zeigen, dass bei Selbständigen nicht allein die Dauer eines Auftrags entscheidet. Maßgeblich ist vielmehr, ob ein konkreter Ort den Mittelpunkt der dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit bildet.
Das kann gerade bei längerfristigen Tätigkeiten für einen einzelnen Auftraggeber wichtig werden. Wer regelmäßig am selben Kundenstandort arbeitet und dort den Schwerpunkt seiner Tätigkeit hat, kann dort eine Betriebsstätte begründen. Dann kann der Fahrtkostenabzug eingeschränkt sein. Wird am Tätigkeitsort zusätzlich eine Wohnung unterhalten, kommt eine doppelte Haushaltsführung in Betracht.
Anders kann es aussehen, wenn ein Selbständiger an wechselnden Orten tätig wird und kein einzelner Ort den Mittelpunkt seiner Tätigkeit bildet. Ein großes Einsatzgebiet allein macht noch keine Betriebsstätte aus.
Selbständige mit längerfristigen Projekten bei einem Kunden oder mehreren wechselnden Einsatzorten sollten die tatsächliche Organisation ihrer Tätigkeit im Blick behalten. Entscheidend ist nicht allein, was im Vertrag steht, sondern wo die berufliche Tätigkeit tatsächlich und dauerhaft ausgeübt wird. Deshalb sollten die steuerlichen Folgen schon vor Beginn eines längerfristigen Projekts geprüft werden.