Unterkunftskosten und Gewerbesteuer
Wann eine Hinzurechnung in Betracht kommt
Gebuchte Hotelzimmer, Ferienwohnungen und andere Unterkünfte gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Mitarbeiter sind auf Baustellen, bei Montageeinsätzen, an Kundenstandorten oder bei Veranstaltungen unterwegs. Die Kosten werden als Betriebsausgaben gebucht und fließen häufig in die Kalkulation ein. Drei Urteile des Bundesfinanzhofes (BFH) vom 15. Januar 2026 zeigen nun, dass solche Aufwendungen auch gewerbesteuerlich genauer eingeordnet werden müssen.
Gewerbesteuerliche Hinzurechnung
Verschiedene Betriebsausgaben, z. B. bestimmte als Aufwand verbuchte Miet- und Pachtzinsen werden dem Gewinn für Zwecke der Gewerbesteuer teilweise wieder hinzugerechnet. Damit soll erreicht werden, dass ein Unternehmen, welches z. B. ein Gebäude kauft und dafür Zinsen zahlt, gewerbesteuerlich nicht völlig anders behandelt wird als ein Unternehmen, das dasselbe Gebäude mietet. Das gilt aber nur, wenn die gemieteten Wirtschaftsgüter bei unterstelltem Eigentum zum Anlagevermögen des Unternehmens gehören würden.
Bei Hotelzimmern, Ferienwohnungen und Mitarbeiterunterkünften ist deshalb entscheidend, ob diese nach dem konkreten Betriebskonzept dauerhaft für den Betrieb gebraucht werden. Ist dies der Fall, kommt es grundsätzlich zur gewerbesteuerlichen Hinzurechnung. Für aktuelle Erhebungszeiträume ist dabei außerdem zu beachten, dass die Hinzurechnung erst greift, soweit die maßgeblichen Entgelte zusammen den Freibetrag von 200.000 Euro übersteigen.
Drei Urteile, eine gemeinsame Aussage
Im BFH-Urteil III R 3/23 ging es um einen Personaldienstleister. Das Unternehmen setzte Mitarbeiter bundesweit bei Auftraggebern ein und mietete dafür Unterkünfte an verschiedenen Tätigkeitsorten an. Der BFH stellte klar, dass nicht allein entscheidend ist, ob solche Unterkünfte für das Geschäftsmodell erforderlich sind. Zu prüfen ist vielmehr, ob das Unternehmen ständig bestimmte oder austauschbare Unterkünfte für seinen Betrieb vorhalten musste. Die Sicht der Kunden spielt dabei keine Rolle.
Das BFH-Urteil III R 28/24 betraf einen Veranstalter von Konferenzen, Events und Reisen. Das Unternehmen buchte unter anderem Hotelzimmer, Veranstaltungsräume, Technik und weitere Leistungen im eigenen Namen und rechnete diese gegenüber den Kunden weiter ab. Der BFH lehnte es ab, allein auf das „Gesamtprodukt“ Veranstaltung oder Reise abzustellen. Auch wenn die Leistungen gegenüber dem Kunden als Paket erscheinen, muss geprüft werden, ob Hotelzimmer, Räume oder Technik nach dem konkreten Geschäftskonzept dauerhaft verfügbar sein mussten.
Im BFH-Urteil III R 39/22 standen Mitarbeiterunterkünfte eines Unternehmens im Mittelpunkt, das überregional Arbeiten an Entwässerungsanlagen ausführte. Die Unterkünfte dienten dazu, Fahrtzeiten der Mitarbeiter zu verkürzen. Auch hier genügt nach dem BFH weder der Hinweis, dass die Unterkünfte für die eigentliche Tätigkeit nicht zwingend erforderlich sind, noch der Hinweis, dass sie nur mittelbar nützlich sind. Wenn Unterkünfte tatsächlich dauerhaft für betriebliche Zwecke gebraucht werden, kann eine Hinzurechnung in Betracht kommen.
Die Finanzverwaltung hatte in den gleich lautenden Ländererlassen vom 6.April 2022 eine Vereinfachungsregel aufgenommen. Danach soll bei Verträgen über kurzfristige Hotelnutzungen aus Vereinfachungsgründen keine Hinzurechnung erfolgen. Der BFH stellt nun aber klar, dass daraus kein allgemeiner Ausschluss der Hinzurechnung für Hotelzimmermieten folgt. Entscheidend bleibt die Prüfung der konkreten betrieblichen Verhältnisse. Alle drei Urteile wurden vom BFH zur weiteren Sachverhaltsaufklärung an die Vorinstanz zurückverwiesen.
Entscheidend ist die dauerhafte betriebliche Nutzung
Der BFH arbeitet in allen drei Entscheidungen mit demselben Maßstab. Kurzfristige Anmietungen führen nicht automatisch zur Hinzurechnung. Sie können aber dann relevant werden, wenn sie wirtschaftlich an die Stelle einer langfristigen Anmietung treten. Das ist insbesondere denkbar, wenn ein Unternehmen immer wieder dieselben Unterkünfte nutzt oder regelmäßig vergleichbare Unterkünfte benötigt.
Dabei kommt es nicht nur auf Art und Ausstattung der Unterkunft an. Bei Immobilien ist die Lage besonders wichtig. Der BFH nennt keine feste Kilometergrenze. Er spricht von der konkreten Lage, vom Einzugsbereich oder vom Umkreis eines bestimmten Ortes. Als möglicher Anhaltspunkt wird auch die politische Gemeinde genannt. Entscheidend ist, ob Unterkünfte aus Sicht des konkreten Betriebs für denselben Einsatzort, dieselbe Baustelle, denselben Kundenstandort oder denselben Veranstaltungsort praktisch austauschbar sind.
Nicht ausreichend ist dagegen, dass ein Unternehmen irgendwo in Deutschland immer wieder Hotelzimmer an ständig wechselnden Orten nur für einen Tag oder wenige Tage aus konkretem Anlass benötigt. Der BFH vergleicht solche Fälle mit Hotelbuchungen für eine Fortbildung oder eine Fachmesse.
Besonders betroffene Unternehmen sollten Hinzurechnungsrisiko prüfen
Für Bau-, Montage- und Servicebetriebe wird vor allem relevant, ob Mitarbeiter regelmäßig an denselben oder vergleichbaren auswärtigen Einsatzorten tätig sind. Wiederkehrende Einsätze im Umfeld desselben Kundenstandorts oder einer länger laufenden Baustelle können zusätzlichen Prüfbedarf auslösen.
Auch Personaldienstleister sollten ihre Unterkunftskosten danach auswerten, ob bestimmte Regionen, Kundenstandorte oder Einsatzgebiete regelmäßig bedient werden. Entscheidend ist nicht, ob die Unterkunft für den Kunden Teil der Leistung ist. Maßgeblich ist die Zweckbestimmung im eigenen Betrieb.
Veranstalter von Konferenzen, Reisen und Events sollten prüfen, ob Veranstaltungen tatsächlich jeweils individuell und einmalig organisiert werden oder ob sich wiederkehrende Muster ergeben. Regelmäßig genutzte Hotels, feste Veranstaltungsorte, Rahmenvereinbarungen oder standardisierte Abrufe können zu Hinzurechnungen führen.
Empfehlung
Bei wiederkehrenden Buchungen sollte dokumentiert werden, warum bestimmte Unterkünfte gewählt wurden und ob Alternativen tatsächlich austauschbar waren. Außerdem sollte geprüft werden, welche Leistungen in den Rechnungen enthalten sind. Frühstück, Verpflegung, Reinigung, Technik oder weitere Serviceleistungen können für die Frage relevant sein, welcher Anteil überhaupt Miet- oder Pachtcharakter hat. Echte eigenständige Leistungsbestandteile sollten nach Möglichkeit getrennt vereinbart und abgerechnet werden.
Für Rückfragen stehen Ihnen die Steuerberater von ETL gern zur Verfügung.