Neue Kassenpflicht ab 2028 geplant
Regierungsentwurf zum Zweiten Kassengesetz entschärft die geplante Kassenpflicht
Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Regierungsentwurf für das Zweite Kassengesetz beschlossen. Damit rückt die geplante Pflicht zum Einsatz elektronischer Kassensysteme einen Schritt näher. Gegenüber dem vorherigen Referentenentwurf wurde der Anwendungsbereich jedoch deutlich eingeschränkt. Unternehmen mit nur geringen Barumsätzen sollen von der neuen Kassenpflicht verschont bleiben. Die neue Kassenpflicht soll erstmals zum 1. Januar 2028 greifen.
Zwei Umsatzgrenzen entscheiden über die Kassenpflicht
Nach dem Regierungsentwurf sollen Steuerpflichtige mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbständiger Arbeit grundsätzlich ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen müssen, wenn ihr maßgeblicher Gesamtumsatz im Kalenderjahr mehr als 100.000 Euro beträgt.
Neu hinzugekommen ist eine zweite Grenze. Wer Bargeld annimmt, aber im Kalenderjahr weniger als 12.000 Euro Barumsatz erzielt, soll trotz eines Gesamtumsatzes von mehr als 100.000 Euro nicht unter die Kassenpflicht fallen.
Damit werden insbesondere Unternehmen entlastet, die zwar die Grenze von 100.000 Euro Gesamtumsatz überschreiten, aber nur gelegentlich Barzahlungen erhalten. Für die Prüfung einer möglichen Kassenpflicht kommt es künftig daher nicht allein auf den Gesamtumsatz, sondern auch auf die Höhe der Bareinnahmen an.
Für die Grenze von 100.000 Euro soll der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz maßgeblich sein. Dabei bleiben unter anderem bestimmte steuerfreie Umsätze außer Ansatz.
Welche Betriebe besonders betroffen sein können
Besonders relevant wird die geplante Neuregelung für Unternehmen, bei denen regelmäßig bar bezahlt wird. Dazu können etwa Gastronomiebetriebe, Einzelhändler, Friseure oder andere Dienstleister mit Laufkundschaft gehören. Weniger betroffen sind dagegen Unternehmen, die ihre Leistungen überwiegend per Überweisung oder Kartenzahlung abrechnen und nur vereinzelt Bargeld annehmen. Unternehmen sollten deshalb künftig neben ihrem Gesamtumsatz auch prüfen, ob ihre jährlichen Barumsätze die Grenze von 12.000 Euro erreichen.
Auch Freiberufler können grundsätzlich unter die geplante Kassenpflicht fallen. Bei Ärzten ist jedoch zu beachten, dass umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen bei der maßgeblichen 100.000-Euro-Grenze grundsätzlich nicht mitzählen. Relevant können dagegen beispielsweise bestimmte IGeL-Leistungen oder andere Leistungen sein, die nicht als umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen einzustufen sind. Ob eine IGeL-Leistung mitzählt, hängt daher von ihrer konkreten umsatzsteuerlichen Behandlung ab.
Private Verkäufe bleiben außen vor
Die geplante Kassenpflicht knüpft an betriebliche oder berufliche Einkünfte an. Rein private Verkäufe werden davon nicht erfasst. Wer nur gelegentlich privat Gegenstände auf einem Flohmarkt verkauft, benötigt deshalb keine elektronische Kasse. Auch der gelegentliche Verkauf von Obst oder Gemüse aus dem eigenen Garten führt nicht allein zu einer Kassenpflicht. Anders kann es aussehen, wenn Verkäufe im Rahmen eines Gewerbebetriebs oder eines land- und forstwirtschaftlichen Betriebs erfolgen.
Für bestimmte Verkaufsformen sollen allerdings weitere Ausnahmen möglich sein. Das Bundesfinanzministerium nennt beispielsweise Vertrauenskassen, die Direktvermarktung in landwirtschaftlichen Betrieben sowie Wochen- und Jahrmärkte. Welche Ausnahmen tatsächlich gelten werden, soll aber erst durch eine Rechtsverordnung festgelegt werden.
Umsätze 2026 entscheiden über Kassenpflicht 2028
Die neue Kassenpflicht soll zwar erst ab 2028 starten. Entscheidend sind aber Gesamtumsatz und Barumsätze in 2026. Für Unternehmen, welche die maßgeblichen Umsatzgrenzen bereits im Jahr 2026 überschreiten, soll die Kassenpflicht erstmals zum 1. Januar 2028 greifen.
Wer die Grenzen erstmals im Jahr 2027 oder später überschreitet, soll ab dem 1. Juli des darauffolgenden Jahres ein entsprechendes elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen müssen.
Die Pflicht endet nicht sofort wieder, wenn die Umsätze sinken. Nach dem Regierungsentwurf entfällt sie erst mit Ablauf des zweiten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind.
Einige Ausnahmen sind geplant
Neben der Grenze für geringe Barumsätze sollen Finanzämter Unternehmen im Einzelfall von der Kassenpflicht befreien können, wenn deren Anwendung eine unbillige Härte darstellen würde. Darüber hinaus soll das Bundesfinanzministerium weitere Ausnahmen durch eine Rechtsverordnung festlegen können.
Digitaler Beleg soll Papierbon ablösen
Auch bei der Belegausgabe plant die Bundesregierung Änderungen. Ab 2028 soll grundsätzlich ein elektronischer Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitgestellt werden. Denkbar sind beispielsweise ein QR-Code auf dem Kassendisplay, ein Download-Link oder die Bereitstellung in einem Kundenkonto.
Ein Papierbeleg müsste damit steuerlich grundsätzlich nicht mehr automatisch ausgegeben werden. Verlangt ein Kunde eine Papierquittung, bleibt dieser Anspruch jedoch bestehen. Für bestimmte vorhandene Kassensysteme ist zudem eine Übergangsregelung vorgesehen.
Kassenmeldung und Sanktionen werden erweitert
Der Regierungsentwurf sieht außerdem zusätzliche Melde- und Sanktionsvorschriften vor, beispielsweise eine Meldepflicht für den Wechsel einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. Verstöße gegen die neue Kassenpflicht oder die elektronische Belegbereitstellung sollen mit Bußgeldern geahndet werden können. Zudem ist ein neuer Straftatbestand für Manipulationsprogramme vorgesehen.
Der Gesetzentwurf verlangt ab 2029 auch für Mietwagen und Fahrzeuge im gebündelten Bedarfsverkehr Wegstreckenzähler mit digitaler Schnittstelle zur technischen Sicherheitseinrichtung.
Unternehmen sollten Entwicklung im Blick behalten
Auch wenn sich der Regierungsentwurf im Gesetzgebungsverfahren noch ändern kann, besteht bereits jetzt Handlungsbedarf. Die geplante Barumsatzgrenze von 12.000 Euro schränkt den Anwendungsbereich zwar ein. Unternehmen mit offener Ladenkasse sollten aber prüfen, ob sie 2026 mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz erzielen und mindestens 12.000 Euro Barumsatz haben. Die 12.000 Euro-Grenze sollten dabei insbesondere Unternehmen im Auge behalten, für die Barumsätze eher die Ausnahme darstellen, denn die Werte des Jahres 2026 wären maßgeblich für die Kassenpflicht ab 1. Januar 2028, falls das Gesetz wie geplant umgesetzt wird.