Während der Weihnachtsmann vermutlich nie eine Weihnachtsfeier für seine Elfen bezahlen muss, ist die traditionelle Weihnachtsfeier in vielen Unternehmen Pflicht.  Für den Arbeitgeber sind zwar alle mit einer Weihnachtsfeier verbundenen angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar. Für den Arbeitnehmer können die Vorteile aber teilweise steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellen. Vorteile aus Betriebsveranstaltungen, wie z. B. der Weihnachtsfeier im Kollegenkreis, sind nur steuer- und sozialversicherungsfrei, soweit sie den Freibetrag von 110 Euro je teilnehmenden Arbeitnehmer nicht überschreiten. Und diesen gibt es auch nur für maximal zwei Veranstaltungen im Jahr. Wer die 110 Euro einhalten will, sollte die Teilnehmerzahl vorsichtig kalkulieren, denn auch die sogenannten No-Show-Kosten sind mit in die Bewertung des geldwerten Vorteils der teilnehmenden Arbeitnehmer einzubeziehen.

Nehmen also viele angemeldete Arbeitnehmer krankheitsbedingt oder aus anderen Gründen an der Weihnachtsfeier nicht teil, kann der Vorteil für jeden teilnehmenden Arbeitnehmer schnell den Freibetrag von 110 Euro übersteigen. Werden auch die Partner der Arbeitnehmer zur Weihnachtsfeier eingeladen, so sind die für diesen angefallenen Kosten den jeweiligen Arbeitnehmern einzeln hinzuzurechnen.

Tipp: Schicken Sie Ihren Mitarbeitern ein paar Tage vor der Weihnachtsfeier einen netten Reminder mit der Bitte, Sie zu informieren, falls ein Mitarbeiter noch kurzfristig absagen muss. Versuchen Sie mit Ihrem Caterer oder Ihrer Eventagentur eine kurzfristige Anpassung der Teilnehmerzahl zu vereinbaren. Damit verhindern Sie, dass die Gesamtkosten und die Kosten je teilnehmenden Arbeitnehmer durch Kosten belastet werden, die Nichtteilnehmende verursachen.

Vorsicht bei der Pauschalierung

Soweit der Freibetrag überschritten wird bzw. mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr stattfinden, kann der Arbeitgeber die Vorteile allerdings pauschal mit 25 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer versteuern und die Steuern übernehmen. Damit müssen Arbeitnehmer also selbst keine Lohnsteuer zahlen und können die Weihnachtsfeier in vollen Zügen genießen.

Hinweis: Der Bundesfinanzhof (BFH) hatte mit Urteil vom 27.03.2024 (VI R 5/22) zudem festgestellt, dass die Pauschalierung mit 25 Prozent zzgl. SolZ nach dem Gesetzeswortlaut auch dann zulässig ist, wenn eine Betriebsveranstaltung nicht allen Betriebsangehörigen offensteht. Im Rahmen der Diskussion des Gesetzesentwurfs zum Steueränderungsgesetz 2025 fordert der Bundesrat jedoch eine gesetzliche Klarstellung, dass auch die Pauschalierung nur zulässig ist, wenn die Betriebsveranstaltung allen Betriebsangehörigen offensteht. Denn es sei kein Anhaltspunkt dafür ersichtlich, dass der Gesetzgeber den Anwendungsbereich der Pauschalierungsmöglichkeit ausweiten wollte. Das weitere Gesetzgebungsverfahren hierzu bleibt abzuwarten.

Wird pauschaliert, fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an, vorausgesetzt, die Pauschsteuer wird im Lohnabrechnungszeitraum der Leistung erhoben und gezahlt. Die bloße Möglichkeit der pauschalen Besteuerung reicht für die Beitragsfreiheit nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung nicht aus, sie muss tatsächlich und mit der Entgeltabrechnung durchgeführt werden. Diese seit 2016 geltende Regelung hat das Bundessozialgericht (BSG, Urteil vom 23.04.2024, B 12 BA 3/22 R) in einem aktuellen Urteil bestätigt.

Eine kleine Schonfrist gewähren die Sozialversicherungsträger bislang im Rahmen einer Billigkeitsregelung: Wird die Pauschalierung bis spätestens zum 28. Februar des Folgejahres (Abgabefrist der Lohnsteuerjahresbescheinigungen) nachgeholt, bleibt die Sozialversicherungsfreiheit erhalten. Wird der Vorteil erst später, z. B. im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung pauschal versteuert, fallen Sozialversicherungsbeiträge an. Arbeitgeber müssen dann neben dem Arbeitgeber- auch noch den Arbeitnehmeranteil tragen. Prüfen Sie daher, ob die geldwerten Vorteile aus der Weihnachtsfeier 110 Euro je Arbeitnehmer übersteigen. Falls ja, ist die Pauschsteuer im Lohnabrechnungszeitraum der Weihnachtsfeier zu erklären und abzuführen.