Vorsteuervergütung im Ausland
Vor dem Scannen erst das Verfahren klären
Belege zu scannen und anschließend zu vernichten reduziert den Platzbedarf in der Ablage und erleichtert den digitalen Zugriff auf sämtliche Unterlagen. Gerade bei Rechnungen aus dem Ausland kann diese Vorgehensweise jedoch unerwartete finanzielle Nachteile haben. Der Grund: Wurde im Ausland Umsatzsteuer gezahlt, kann diese unter bestimmten Voraussetzungen zurückerstattet werden. Dafür gelten jedoch klare formale Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf die vorzulegenden Belege.
Ein digitaler Scan genügt nicht in jedem Fall
In einigen Ländern sind Originalrechnungen erforderlich. Werden diese vorzeitig vernichtet, kann die Erstattung scheitern. Die Frage der Belegaufbewahrung ist also nicht nur eine organisatorische Entscheidung. Sie hängt eng damit zusammen, in welchem Staat die Umsatzsteuer angefallen ist, welches Erstattungsverfahren Anwendung findet und in welcher Form die Unterlagen dort akzeptiert werden.
Wer kann Vorsteuer aus dem Ausland zurückerhalten?
Das Vorsteuervergütungsverfahren steht grundsätzlich Unternehmen offen, die in dem jeweiligen ausländischen Staat keine eigenen umsatzsteuerpflichtigen Umsätze ausführen.
Vorsteuervergütung innerhalb der EU
Das Verfahren erfolgt einheitlich und vollständig digital:
- Der Antrag ist elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) einzureichen.
- Papieranträge sind ausgeschlossen.
- Es gilt eine Ausschlussfrist bis zum 30. September des Folgejahres (für das Jahr 2025 also bis zum 30. September 2026).
- Der Mindestbetrag liegt bei 50 Euro pro Erstattungsstaat.
Besondere Aufmerksamkeit erfordert die formale Aufbereitung der Daten. Alle Angaben müssen vollständig, korrekt und im vorgeschriebenen elektronischen Format übermittelt werden. Das bloße Vorhandensein von Rechnungen im Archiv reicht nicht aus. Fehler bei der Struktur oder Datenerfassung können zur Ablehnung führen und lassen sich nach Fristablauf in der Regel nicht mehr korrigieren.
Hinweis: Ob ein Antrag unwirksam ist, wenn Rechnungen nicht einzeln, sondern nur zusammengefasst übermittelt werden, soll nun der Europäische Gerichtshof klären. Nach bisheriger Auffassung müssen einzelne Rechnungen innerhalb der Frist so erfasst sein, dass sie eindeutig identifizierbar sind.
Vorsteuervergütung aus Drittstaaten
Bei Drittstaaten erfolgt die Antragstellung direkt im jeweiligen Erstattungsland. Dort gelten die nationalen Vorgaben. Das betrifft Formulare (oft in Landessprache), Nachweise, Fristen und die Form der Unterlagen. Die Anträge sind in der Regel schriftlich auf dem Postweg an die jeweilige Finanzbehörde im Ausland zu stellen. In vielen Drittstaaten endet die Antragsfrist bereits am 30. Juni des Folgejahres, für 2025 also am 30. Juni 2026. Ein in Deutschland etabliertes Scan- und Archivierungskonzept reicht dort nicht automatisch aus. Entscheidend ist, ob der Erstattungsstaat digitalisierte Unterlagen akzeptiert oder Originale, besondere Bescheinigungen oder zusätzliche Anlagen verlangt.
Praxishinweis: Erst prüfen, dann vernichten
Bei der Entscheidung über Belege und Archivierung muss auch an die Vorsteuervergütung gedacht werden. Papierbelege sollten nicht routinemäßig vernichtet werden, solange der Verfahrensweg und die Beleganforderungen nicht feststehen.