Die E-Rechnung wird kommen. Ab 2028 sollen nach der Initiative der Europäischen Kommission „VAT in the Digital Age (ViDA) – Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter“ die reformierten digitalen Umsatzsteuer-Meldepflichten in Kraft treten. Das setzt allerdings einheitliche E-Rechnungen auf Basis der EU-Norm CEN 16931 voraus und es ist fraglich, ob dies bis 2028 EU-weit zu schaffen ist. Bereits jetzt wird auf EU-Ebene über eine Verschiebung um zwei bis drei Jahre diskutiert.

Empfangspflicht für E-Rechnungen ab 1. Januar 2025
In Deutschland sind alle inländischen Unternehmen sogar schon ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen. So sieht es das im Vorfeld mehrfach geänderte und nunmehr vom Bundesrat in seiner Sitzung am 22. März 2024 endgültig beschlossene Wachstumschancengesetz vor. Damit ist gewiss: Die E-Rechnungspflicht kommt! Als strukturiertes elektronisches Format für E-Rechnungen sollen Rechnungen mit dem XStandard und das ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) anerkannt werden. Alle anderen Rechnungsformate, z. B. PDF, werden als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet. Auch sie dürfen während verschiedener Übergangsfristen noch im Geschäftsverkehr mit Unternehmern (Business-to-Business – kurz: B2B) verwendet werden.

Papierrechnungen noch bis Ende 2026 zulässig
Das Gesetz sieht verschiedene Übergangsfristen und Erleichterungen für die Ausstellung von E-Rechnungen vor. Danach dürfen Unternehmen für Umsätze, die in der Zeit vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, noch Papierrechnungen ausstellen. Auch Rechnungen in einem anderen elektronischen Format sind noch zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, soll dies sogar noch bis zum 31. Dezember 2027 gelten. Stimmt der Empfänger zu, sollen Unternehmen auch für Umsätze in der Zeit vom 1. Januar 2026 bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen verwenden können, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden. Auch für steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrscheine sind Sonderregelungen vorgesehen.

Verlängerung der Empfangspflicht gefordert
Die kurzfristige Einführung der Empfangspflicht für E-Rechnungen zum 1. Januar 2025 stößt bei den Fachverbänden auf heftige Kritik. Sie fordern eine Verschiebung um ein bis zwei Jahre, um den Unternehmen die nötige Vorbereitungszeit zu geben. Auch bei den vorgeschlagenen Übergangs- und Ausnahmeregelungen sehen sie Nachbesserungsbedarf. Dabei geht es insbesondere um die teil- bzw. übergangsweise angedachten Zustimmungspflichten der Leistungsempfänger bzw. die gestaffelte Einführung nach Unternehmensgrößen oder Rechnungsbeträgen, die die Umstellung unnötig verkomplizieren.

Gute Vorbereitung ist alles
Ungeachtet dessen sollten sich Unternehmer bereits jetzt mit dem Thema E-Rechnung befassen und mit folgenden Schritten handeln. Denn nur durch gute und langfristige Vorbereitung können sie den gesetzlichen Neuerungen gelassen entgegensehen. Dafür lohnt es sich, vorab die folgenden Schritte durchzugehen:

• Analyse und Optimierung der eigenen Rechnungslegungsprozesse
• Einrichtung eines Rechnungslegungssystems sowie Dokumentenmanagementsystems (idealerweise bereits nach EU-Norm)
• Einrichtung einer zentralen E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang
• Einrichtung eines Digitalisierungsprozesses für in Papier eingehende Dokumente
• Einrichtung einer Datensicherung, sofern nicht im Rechnungslegungssystem integriert
• Einrichtung einer Schnittstelle zur Übergabe der Daten und Belege an den Steuerberater
• Erstellung einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation
• Schulung der Mitarbeiter