Wohnen Arbeitskollegen nah beieinander, lohnt es sich gerade bei längeren Wegen zur Arbeit, sich zu Fahrgemeinschaften zusammenzutun. Das macht Spaß, spart Benzinkosten und schont auch die Umwelt. Doch wie sieht es im Fall von Fahrgemeinschaften bei dem Ansatz der Entfernungspauschale als Werbungskosten oder der Beurteilung von Kostenerstattungen der Mitfahrer aus? Die Finanzverwaltung hat dazu in einem ausführlichen Schreiben Stellung genommen.

Regelungen zur Entfernungspauschale

Für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht, kann eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angesetzt werden. Dabei dürfen für die ersten 20 Kilometer 0,30 Euro und zumindest noch bis Ende 2026 für jeden weiteren vollen Kilometer 0,38 Euro angesetzt werden.

Für die Bestimmung der Entfernung ist die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte maßgebend. Eine andere Straßenverbindung kann zugrunde gelegt werden, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und vom Arbeitnehmer regelmäßig für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt wird.

Durch die Entfernungspauschale sind sämtliche Aufwendungen abgegolten, die durch die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte veranlasst sind. Aufwendungen für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können angesetzt werden, soweit sie den im Kalenderjahr insgesamt als Entfernungspauschale abziehbaren Betrag übersteigen.

Begrenzung auf Höchstbetrag

Doch die Entfernungspauschale ist auf einen Betrag von höchstens 4.500 Euro im Kalenderjahr begrenzt. Ein höherer Betrag darf nur angesetzt werden, soweit der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Pkw benutzt.

Diese Beschränkung gilt

• wenn der Weg zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte mit einem Motorrad, Motorroller, Moped, Fahrrad oder zu Fuß zurückgelegt wird,
• bei Benutzung eines Pkw für die Teilnehmer an einer Fahrgemeinschaft für die Tage, an denen der Arbeitnehmer mitgenommen wird,
• bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel, soweit im Kalenderjahr insgesamt keine höheren Aufwendungen glaubhaft gemacht oder nachgewiesen werden.

Voller Abzug für den Fahrer

Die Regeln zur Entfernungspauschale gelten auch für Fahrgemeinschaften. Dies gilt auch für Fahrgemeinschaften mit Ehe-/Lebenspartnern. Jeder Steuerpflichtige kann die Entfernungspauschale geltend machen. Ob er selbst gefahren ist oder mitgenommen wurde, spielt lediglich bei der Frage nach dem Höchstbetrag eine Rolle. Für Arbeitstage, an denen der Steuerpflichtige selbst mit dem eigenen Pkw fährt und andere mitnimmt, gilt die Begrenzung nicht. Ist der Steuerpflichtige Mitfahrer, kann die Entfernungspauschale bis zur Höchstgrenze von 4.500 Euro angesetzt werden.

Für die Berechnung der Entfernungspauschalen sind für den Fahrer jedoch eventuelle Umwegfahrten, um die Kollegen abzuholen, nicht zu berücksichtigen. Jeder Mitfahrer erhält die Entfernungspauschale berechnet auf der Entfernung zwischen seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte.

Zweistufige Berechnung bei Fahrgemeinschaften

Daraus ergibt sich eine zweistufige Berechnung. Zunächst wird die Entfernungspauschale für die Tage ermittelt, an denen der Steuerpflichtige Mitfahrer ist. Diese wird auf 4.500 Euro gedeckelt. In einem zweiten Schritt wird dann die Pauschale für die Tage ermittelt, an denen der Steuerpflichtige mit dem eigenen Pkw gefahren ist und zu dem anderen Wert addiert. Die Unterscheidung ist notwendig, da für die letztgenannte Berechnung der Höchstbetrag nicht gilt. Beide Beträge zusammen ergeben dann die insgesamt als Werbungskosten anzusetzende Entfernungspauschale.

Beispiel: Arbeitnehmer A wohnt 70 km von seiner Arbeitsstelle entfernt. Arbeitnehmer B wohnt in der gleichen Richtung, jedoch 80 km entfernt. Beide fahren ganzjährig zusammen zur Arbeit und wechseln sich beim Fahren ab. A fährt an 120 Tagen, B an 100 Tagen jeweils mit dem eigenen Pkw.

Lösung Arbeitnehmer A

Zunächst ist die Entfernungspauschale für die Fahrten und Tage zu ermitteln, an denen A mitgenommen wurde:

100 Tage x 20 km x 0,30 Euro = 600 Euro
100 Tage x 50 km x 0,38 Euro = 1.900 Euro

Der Betrag von insgesamt 2.500 Euro liegt unter der dem Höchstbetrag von 4.500 Euro und kann daher voll berücksichtigt werden.

In einem zweiten Schritt wird nun die Entfernungspauschale von A für die Fahrten mit dem eigenen Pkw ermittelt, die unbegrenzt abziehbar sind.

120 Tage x 20 km x 0,30 Euro = 720 Euro
120 Tage x 50 km x 0,38 Euro = 2.280 Euro

Der Betrag von insgesamt 3.000 Euro wird mit dem Betrag von 2.500 Euro addiert, sodass 5.500 Euro als Werbungskosten abzugsfähig sind.

Für Arbeitnehmer B erfolgt die Ermittlung analog.

Erstattung von Benzingeld

Unter Kollegen ist es gute Gepflogenheit, dem Fahrer einen Anteil an den Benzinkosten zu erstatten. Doch wie wirkt sich das steuerlich aus? Der mitgenommene Arbeitnehmer kann das Benzingeld nicht zusätzlich neben der Entfernungspauschale als Werbungskosten abziehen. Durch den Ansatz der Entfernungspauschale sind sämtliche Aufwendungen für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte abgegolten.

Beim fahrenden Steuerpflichtigen hat der BFH schon vor über 30 Jahren entschieden (Urteil vom 15. März 1994, X R 58/91) dass das erhaltene Benzingeld zu sonstigen Einkünften führen kann. Vom erhaltenen Benzingeld dürfen die durch die Mitnahme veranlassten Mehraufwendungen (wie höherer Kraftstoffverbrauch oder höhere Abnutzung) als Werbungskosten abgezogen werden. Die Mehraufwendungen sind mit 0,02 Euro pro gefahrenen Kilometer zu schätzen. Die so ermittelten Einkünfte können steuerfrei bleiben, sofern die Freigrenze von 256 Euro pro Jahr nicht überschritten wird.