Endspurt in der Lohnabrechnung

Meldungen vorbereiten - Belege anfordern - Endabrechnungen durchführen

 

Das Jahr neigt sich dem Ende zu und wie jedes Jahr beginnt ein hektisches Treiben, um alle anstehenden Aufgaben noch vor dem Jahreswechsel zu erledigen. Die verbleibende Zeit ist knapp, denn durch die Feiertage fehlen im Dezember auch noch einige Arbeitstage.

Egal ob die Lohnbuchhaltung im Haus oder extern erledigt wird: Das Jahresende ist auch für die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung eine arbeitsintensive Zeit, denn neben der Monatsabrechnung müssen auch noch die Jahresabschlussarbeiten erledigt werden. Dazu zählen der Lohnsteuerjahresausgleich, die Erstellung und Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung und der Jahresmeldung zur Sozialversicherung, aber auch das Lohnkonto muss abgeschlossen werden. Doch bevor all diese Abschlussarbeiten erledigt werden, sollte überprüft werden, ob auch alle lohnsteuerpflichtigen Vorgänge im Lohnkonto berücksichtigt wurden. Denn die Dezemberlohnabrechnung ist im Allgemeinen die letzte Möglichkeit, Korrekturen in der Lohnabrechnung für das laufende Jahr vorzunehmen.

Endabrechnung für pauschale Vorauszahlungen oder pauschale steuerfreie Zuschläge erforderlich
Die Fahrzeugüberlassung an Arbeitnehmer kann mit der 1-Prozent-Regelung oder mit der Fahrtenbuchmethode abgerechnet werden. Erfolgte die Fahrtenbuchmethode mit pauschalen Werten des vorangegangenen Jahres, so ist in der Dezember-Lohnabrechnung eine Jahresabrechnung vorzunehmen. Gleiches gilt für Zuzahlungen des Arbeitnehmers. Gerade wenn die Zuzahlung für die Pkw-Überlassung in der Übernahme von laufenden Betriebskosten, wie Benzin oder die Autowäsche besteht, können die anrechenbaren Zuzahlungswerte monatlich schwanken. Wurden zur Vereinfachung im laufenden Jahr plausible Durchschnittswerte berücksichtigt, so ist jetzt eine Endabrechnung vorzunehmen.

Dies gilt auch für steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Feiertags- und Sonntagsarbeit, soweit sie im laufenden Jahr als pauschale Vorauszahlungen geleistet wurden. Die reine Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden genügt nicht, auch wenn nicht zu viel steuerfreie Zuschläge gezahlt wurden. Die Endabrechnung ist zu den Lohnunterlagen zu nehmen.

Nachweise für steuerfreie Zuschüsse für Kindereinrichtungen anfordern
Für die Unterbringung von nicht schulpflichtigen Kindern können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern steuerfreie Zuschüsse zahlen. Übersteigt ein Zuschuss des Arbeitgebers allerdings den tatsächlich gezahlten Elternbeitrag, so wird dieser Zuschuss steuer- und sozialversicherungspflichtig. In aller Regel muss der Arbeitgeber dann nicht nur den hälftigen, sondern den kompletten Sozialversicherungsbeitrag zahlen. Die Beitragsberechnungen für die Kita-Betreuung sollten daher mindestens einmal jährlich vom Arbeitnehmer nachgewiesen werden. Dies ist insbesondere in diesem Jahr sehr wichtig, denn in vielen Bundesländern gibt es Bestrebungen, die Kita-Gebühren nicht nur sozialverträglich in Abhängigkeit zum Einkommen der Eltern zu gestalten, sondern schrittweise abzuschaffen. So müssen seit August 2018 Eltern in Berlin keine Beiträge für einen Kita-Platz ihrer Sprösslinge zahlen. In Brandenburg ist seit diesem Zeitpunkt das letzte Kita-Jahr vor der Einschulung gebührenfrei. Ebenso wurde in Hessen und Niedersachsen im August 2018 die Gebührenfreiheit für Kinder ab drei Jahre eingeführt. Da in beiden Bundesländern die Beitragsfreiheit an eine maximale tägliche Stundenanzahl gekoppelt ist, müssen Eltern Beiträge zahlen, wenn darüber hinaus ein Betreuungsaufwand besteht. Auch in anderen Bundesländern oder auch nur in einzelnen Städten und Gemeinden sind die Beitragsberechnungen für die Kita-Betreuung in Bewegung. Da kann es ohne regelmäßige Prüfung schnell passieren, dass noch Zuschüsse gezahlt werden, die aber steuer- und sozialversicherungspflichtig sind.

Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung an die Versorgungseinrichtungen melden
Viele Arbeitgeber gewähren ihren Arbeitnehmern eine betriebliche Altersversorgung. In Abhängigkeit vom Durchführungsweg (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse, Direktzusage), dem Zeitpunkt des Vertragsabschlusses und der vereinbarten Beitragshöhe sind die Zahlungen steuerfrei, dürfen pauschal mit 20 Prozent besteuert werden oder gehören zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Der Arbeitgeber ist daher verpflichtet, der Versorgungseinrichtung (Pensionsfonds, Pensionskasse oder Direktversicherung) spätestens bis Februar des Folgejahres bzw. bis zwei Monate nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses mitzuteilen, in welcher Höhe Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung geleistet und wie sie lohnsteuerlich behandelt wurden. Arbeitgeber sind von dieser Pflicht nur befreit, wenn der Versorgungsträger ihnen mitteilt, dass er die notwendigen Angaben bereits hat.

Unterbleibt die Mitteilung des Arbeitgebers, so muss der Versorgungsträger von einer Steuerfreiheit bis zur Höhe der gesetzlichen Grenzen ausgehen. Die Folge: Im Zeitpunkt der Auszahlung sind die Leistungen in voller Höhe steuerpflichtig. Wurden jedoch nicht alle Beiträge steuerfrei eingezahlt, kommt es dann teilweise zu einer doppelten Besteuerung, z. B. wenn Beiträge in der Lohnbuchhaltung als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt wurden und die Rentenzahlungen nicht nur mit dem Ertragsanteil, sondern in voller Höhe besteuert werden.

Vollständige Erfassung von Betriebsveranstaltungen prüfen
Zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr sind in Höhe von je 110 Euro pro Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei. Bei der Bestimmung der Steuerfreiheit sind alle Aufwendungen rund um die Betriebsveranstaltung einzubeziehen. Das heißt, alle Kosten von der Organisation im Vorfeld einer Betriebsveranstaltung über die eigentliche Veranstaltung bis zu den Aufwendungen im Nachgang einer Veranstaltung. Damit zählen auch Rechnungen für eine Weihnachtsfeier, die erst im Folgejahr gestellt und/oder bezahlt werden, mit zu den Aufwendungen, die berücksichtigt werden müssen. Sind die Aufwendungen höher als 110 Euro pro Mitarbeiter oder werden mehr als zwei Betriebsveranstaltungen durchgeführt, kann pauschal mit 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer besteuert werden. Sozialversicherungsbeiträge fallen auch hierbei grundsätzlich nicht an.

Doch bereits seit 2016 wird für steuerfreie bzw. pauschalierte Lohnbestandteile die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung nur dann gewährt, wenn diese zeitnah in der Lohnabrechnung berücksichtigt wurden. Daher ist es ratsam, vor Abschluss des Jahreslohnkontos und der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt zu prüfen, ob alle steuerfreien bzw. pauschalierten Lohnbestandteile korrekt erfasst wurden.

Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen
Bei der monatlichen Lohnabrechnung wird unterstellt, dass der Mitarbeiter ein Zwölftel des Jahreslohns erhält. Doch dies trifft in aller Regel nur bei Gehaltsempfängern zu, soweit im laufenden Jahr keine Gehaltsanpassungen erfolgten. Damit ist in manchen Monaten zu viel, in anderen zu wenig Lohnsteuer vom Lohn einbehalten worden. Arbeitgeber haben am Jahresende die Möglichkeit einen Lohnsteuerjahresausgleich vorzunehmen. Damit können sie ihren Arbeitnehmern bereits mit der Dezemberabrechnung ein Zuviel an Lohnsteuer erstatten oder auch zeitnah ein Zuwenig einbehalten. Arbeitgeber mit mehr als 10 Mitarbeitern sind verpflichtet, den Lohnsteuerjahresausgleich vorzunehmen.

Pauschale Besteuerung von Geschenken nicht vergessen
Dass Geschenke an Geschäftspartner nur bis zu einem Betrag von 35 Euro pro Jahr als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, weiß fast jeder Unternehmer. Doch nicht immer ist bekannt, dass Geschäftspartner erhaltene Geschenke versteuern müssen, es sei denn, der schenkende Unternehmer besteuert die Geschenke pauschal mit 30 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer. Und obwohl es um die Geschenke an Geschäftspartner geht – die pauschale Steuer muss in der Lohnsteueranmeldung gemeldet und als Lohnsteuer abgeführt werden. Daher sollten Unternehmer prüfen, ob sie beispielsweise auch alle Weihnachtsgeschenke an Geschäftspartner der Lohnbuchhaltung gemeldet haben, damit diese die pauschale Steuer ermitteln, melden und abführen kann.

(Stand: 23.11.2018)

 

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